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Anwenderbericht | Case Study

Die Stadt Waidhofen/Ybbs entscheidet sich für eine moderne Kommunikationslösung von System IQ

Als Statutärstadt kümmert sich das Magistrat der Stadt Waidhofen/Ybbs seit Jahren um die Anliegen der rund 11.000 Bürgerinnen und Bürger Waidhofens. 207 Mitarbeiter/innen betreuen die Einwohner in unterschiedlichen Bereichen wie Verwaltungsaufgaben- und Strafen, Gewerbe und Wasserrechtsverfahren sowie Eheschließerungen, Kinderbetreuung, Reisepässe uvm.

Nachdem die alte Telefonanlage nicht mehr zeitgemäß war, entschied man sich für eine innovaphone PBX, die nicht nur den Benutzerkomfort sondern auch den Arbeitsfluss der Mitarbeiter/innen verbessern soll. Ein großes Anliegen des Kunden war die Integration der Telefonielösung in die bestehende IT-Landschaft. Nach reiflicher Überlegung entschied sich die Stadt Waidhofen/Ybbs für eine zukunftsorientierte Kommunikationslösung von System iQ. Insgesamt wurden fünf Standörte - das Rathaus, Schulzentrum, Altstoffsammelzentrum, Bauamt, Tourismusbüro - in einer zetralen Kommunikationslösung vereint.

  • Der Kunde - Magistrat Waidhofen/Ybb
    • Das Rathaus, Schulzentrum, Altstoffzentrum, Bauamt und Tourismusbüro wurden erfolgreich auf eine neue VoIP Telefonanlage umgestellt
    • 207 Mitarbeiter/innen des Magistrats betreuen rund 11.000 Bürger/innen
    • Tätigkeitsbereiche: Gewerbe- und Wasserrechtsverfahren, Verwaltungsaufgaben und Strafverfahren

Umstieg und Migration der neuen Kommunikationslösung

Am Standort Rathaus wurde ein ausfallsicheres System bestehend aus zwei innovaphone IP810 aufgebaut. Zusätzlich wurde das Altstoffsammelzentrum um eine weitere innovaphone IP800 Telefonanlage erweitert, die als Backup-System dient. An Endgeräten entschied man sich im Magistrat Waidhofen/Ybbs für 90 innovaphone Design-Telefone IP111 und 50 Stück IP222, die nicht nur optisch, sondern auch technisch neue Maßstäbe setzen.

„Wichtig war uns, dass der laufende Betrieb während der Umstellungsphase nicht unterbrochen werden musste und es zu keinerlei Ausfällen in der Kommunikationsinfrastruktur kam“, so IT Leiter Josef Kerschbaumer. Veraltete Fax-Geräte wurden durch eine neue innovaphone Fax-Server Lösung ersetzt. Um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, wurde auf den UC-Client innovaphone myPBX umgestellt.

Das Ergebnis
  • innovaphone Designtelefone IP111 und IP222
  • Faxintegration sowie Umstieg auf UC-Client innovpahone myPBX
  • Beibehalten der strukturierten Verkabelung und Nutzung bestehender
    Applikationen

Fazit und Mehrwert für das Magistrat Waidhofen/Ybbs

Die monatlichen Sprachgebühren und Wartungskosten konnten drastisch gesenkt werden. Alleine bei den Sprach- und Grundgebühren wurde eine Kostenersparnis von 50% erzielt. Zusätzlich wurde der administrative Aufwand für die Wartung deutlich verringert, da künftig alle Anlagen über eine zentrale Oberfläche konfiguriert werden können.

Durch die Software-Lösung myPBX können Mitarbeiter nun sehr einfach die Features der Anlage nutzen, wie zum Beispiel das Wählen eines Kontaktes direkt von Outlook oder einer Website. „Der Umstieg auf die neue Telefonanlage erwies sich dank einfacher, intuitiver Bedienbarkeit sowie hervorragender Einschulung seitens von System IQ als sehr einfach“, so Projektleiter Matthias Pialek.

Mehrwert für den Kunden
  • Einfache Wartung und Administration durch die interne IT-Abteilung
  • Senkung der Wartungskosten
  • Reibungsloses und komfortables Anrufmanagement
  • Einfache Bedienbarkeit und Ausbaufähigkeit

Einfach reden mit System IQ

Nahtlose Kommunikation mit IP-Telefonie und Unified Communications war noch nie so einfach! System IQ bietet im Bereich Kommunikation neben persönlicher und individueller Beratung auch die Installation und Integration moderner Telefonanlagen in die bestehende IT-Infrastruktur an. Das Portfolio von System IQ umfasst die Durchführung von kleinen Projekten bis hin zur Komplettbetreuung von maßgeschneiderten IT- und Kommunikationslösungen für Klein- und Mittelbetriebe sowie öffentliche Einrichtungen.