In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen rund um Microsoft 365, geben einen Überblick über die passenden Lizenzen für den KMU-Bereich und teilen die bisherigen Erfahrungen mit unseren Kunden.
Der Weg in die Cloud
Die Office-Programme von Microsoft gehören wohl unbestritten zur Basisausstattung in den meisten heimischen Unternehmen. Word und Excel wurden über die Jahrzehnte praktisch zum Synonym für Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.
Um diese Programme nutzen zu können, war es in der Vergangenheit üblich, eine Kauflizenz im gewünschten Umfang zu erwerben und die Software so lange zu nutzen, bis eine neue Version mit umfangreicheren Features lohnend erschien oder die bestehende Lizenz nicht mehr neu installiert werden konnte.
Seit einigen Jahren bietet Microsoft seine Office-Applikationen allerdings auch als Cloudlösung im Abomodell unter dem Namen Microsoft 365 an. Diese Cloudlösung wird von Microsoft stark forciert, was auch dadurch illustriert wird, dass mit Office 2021 die letzte klassische Kaufversion des Office-Pakets erschien.
Was ist Microsoft 365?
Der größte für den Kunden ersichtliche Unterschied ist der Wechsel vom gewohnten einmaligen Kauf der Software hin zu einem Abo-Modell. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass Microsoft 365 keine (ausschließlich) lokal installierte Software ist, sondern vielmehr ein Bündel aus unterschiedlichen Cloudlösungen darstellt. Im Ergebnis ist Microsoft 365 nämlich wesentlich mehr als es die klassischen Office-Kaufversionen waren.
Einige Mehrwerte von Microsoft 365 sind beispielsweise:
- Microsoft Teams und Sharepoint: Lösungen für kollaboratives Arbeiten, für Onlinebesprechungen und Chats oder zum Teilen von Dateien und Informationen.
- Microsoft OneDrive: automatisch synchronisierender Cloudspeicher mit Möglichkeiten zur Zugriffsregelung.
- Exchange Online: E-Mail-Hosting sowie Kalender mit zahlreichen Möglichkeiten für kollaboratives Arbeiten.
Wie funktionieren die Abos?
Allen 365er-Lizenzen ist gemein, dass sie als Abonnement verfügbar sind, und zwar mit einer Laufzeit von einem Monat oder einem Jahr, wobei die monatlich kündbaren Lizenzen einen um 20 % höheren Preis haben. Außerdem bleiben jährlich kündbare Lizenzen von etwaigen Preiserhöhungen während ihrer Laufzeit ausgenommen. In Summe ist es für Unternehmen also wirtschaftlich sinnvoll, den überwiegenden Bedarf an Lizenzen jährlich zu abonnieren und – wenn überhaupt – nur einen kleinen Teil monatlich zu beziehen.
Ihr Office – immer und überall
Microsoft 365 ist eine Cloudlösung – und daraus resultieren Möglichkeiten, die User von Kauflizenzen nicht haben. Neben den bereits erwähnten Mehrwerten ist vor allem der Umstand nennenswert, dass Ihre gesamten Dokumente und Mails jederzeit von überall via Webbrowser zugängig sind. Dazu müssen Sie sich lediglich online in Ihrem 365-Benutzerkonto anmelden und können dann von jedem beliebigen Ort aus auf Ihre gesamte Office-Umgebung zugreifen – egal mit welchem Gerät.
Welche Lizenz ist die richtige für mein Unternehmen?
Wer sich zum ersten Mal mit den Lizenzen in Microsoft 365 beschäftigt, merkt rasch, dass es eine etwas unübersichtliche Fülle an Optionen gibt. Es finden sich Business-Lizenzen, Enterprise-Lizenzen, Lizenzen für Consumer oder Education sowie zahlreiche einzeln erhältliche Add-On-Lizenzen.
Eine erste, wesentliche Einschränkung der Optionen vorweg: Für kleine und mittelständische Unternehmen sind im Prinzip folgende drei Lizenzen relevant:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Wer sich dennoch genauer mit dem Thema beschäftigen möchte, findet hier Home | M365 Maps eine vollständige Übersicht über alle aktuellen Lizenzen.
Microsoft 365 Business Basic
Die einfachste und günstigste Business-Lizenz bietet zwar alle wesentlichen Features, bringt allerdings eine ganz entscheidende Einschränkung mit sich: Die Office-Anwendungen, also Excel, Word, Powerpoint usw. sind ausschließlich online verfügbar, die Desktopversionen dieser Applikationen sind nicht enthalten.
Das macht diese Lizenz wenig attraktiv für regelmäßige Nutzer der klassischen Office-Anwendungen, ist aber umgekehrt für all jene eine preiswerte Option, die selten Bedarf an diesen Anwendungen haben, aber dennoch ein Exchange-Postfach, Teams und OneDrive nutzen wollen.
Microsoft 365 Business Standard
Die mittlere Lizenzvariante bringt die Desktopversionen von Outlook, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Access und Publisher (die letzten beiden nur für PC) mit, wobei sich diese Applikationen auf bis zu fünf Rechnern installieren lassen.
Damit wird diese Lizenz zur Option für all jene User, die bereits regelmäßig auf die Office-Anwendungen zugreifen müssen, aber keinen Bedarf an den Sicherheitsfeatures der Premium-Lizenz haben.
Microsoft 365 Business Premium
Die Business Premium-Lizenz wurde in der jüngeren Vergangenheit durch Microsoft deutlich aufgewertet und stellt aus unserer Sicht für alle kleinen und mittleren Unternehmen mit maximal 300 Usern die insgesamt beste Option dar.
Grund dafür ist das Bündel an Sicherheitsfeatures, das diese Lizenz mit sich bringt. Dieses Bündel ist eine Kombination aus zwei Add-On-Lizenzen (Defender for Business und Defender for Office 365 Plan 1) und bringt folgende Vorteile:
- Einen verhaltensbasierten Schutz Ihrer Rechner vor Viren, Malware oder Ransomware, sowie
- Einen Schutz Ihrer E-Mail-Posteingänge vor schadhaften Links oder Anhängen (wie hier bereits vor einiger Zeit beschrieben Microsoft Defender for Office: Wirksamer Schutz vor schädlichen Mails – systemIQ – Your IT-Experts (system-iq.at)).
Dadurch kann (weitestgehend) vermieden werden, dass MitarbeiterInnen durch versehentliches Öffnen schadhafter E-Mails oder durch Benutzen eines schadhaften Datenträgers (USB-Stick o.Ä.) Schaden anrichten können. Insgesamt können kleine und mittlere Unternehmen durch diese Features das Sicherheitsniveau Ihrer IT deutlich erhöhen.
Außerdem in der Lizenz enthalten ist Microsoft Intune. Intune ist im Kern eine Mobile-Device-Management-Lösung (einige Anwendungsfälle wurden bereits hier dargestellt Mobile Device Management mit Microsoft Intune – systemIQ – Your IT-Experts (system-iq.at)), bietet darüber hinaus aber mit Windows Auto Pilot bspw. auch die Möglichkeit, schnell und einfach unternehmensweit Clients auszurollen.
Fazit
Microsoft 365 ist deutlich mehr als ein Shift der altbewährten Office-Kauflizenzen in die Cloud. Es ist vielmehr ein Bündel an Features, das Unternehmen eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten zur standortunabhängigen Zusammenarbeit bietet, Projekte und Dokumente von verschiedenen Geräten zugänglich macht, stets auf dem aktuellen Stand ist und daneben – je nach Lizenz – eine Fülle an Sicherheitsfeatures mitbringt, die gerade für kleine und mittlere Unternehmen einen wesentlichen Beitrag zur Erhöhung ihrer IT- und Datensicherheit mitbringt.
Der Umstand, für diese Dienste zukünftig in Form eines Abonnements bezahlen zu müssen, hält aktuell noch einzelne Kunden davon ab, den Wechsel zu Microsoft 365 zu vollziehen. Zwei Argumente sprechen jedoch aus unserer Sicht abschließend eindeutig dafür:
- Beim Einsatz von Microsoft 365 entfallen jene Kosten, die Unternehmen bisher bspw. für Anti-Virus-Lösungen oder Cloudspeicher tragen mussten.
- Es entfallen gegebenenfalls Kosten für den Erhalt von Mailservern im eigenen Unternehmen.
- Insgesamt lässt sich mit der Business Premium Lizenz das Sicherheitsniveau deutlich erhöhen.
- Es gibt erfahrungsgemäß eine deutliche Reduktion der Prozesskosten durch den verbesserten Workflow in kollaborativen Arbeitssituationen.
- Es findet durch die Sicherheitsfeatures und Intune eine deutliche Entlastung des IT-Verantwortlichen im Unternehmen statt.
- Last but not least hat Microsoft mit Office 2021 die vermutlich letzte Kaufversion vor über einem Jahr veröffentlicht. Spätestens mit dem Wegfall des Supports für diese Version wird sich ein Unternehmen ohnehin mit Alternativen.
Wie man sieht, ist das Thema „Microsoft 365“ ein sehr umfangreiches, und dementsprechend können hier nur einige Kernaspekte skizziert werden. Dennoch hoffen wir, damit einige Fragen beantwortet zu haben. Sollten Sie Interesse an Microsoft 365 haben oder einige Ihrer Fragen noch unbeantwortet sein, steht das Team der systemIQ gerne zu Ihrer Verfügung.
